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DTB B2 Schreiben · Telefonnotiz · Buchungen und Termine

Stornierung einer Buchung

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Kernaussagen

Anrufer nennt Name (oft buchstabiert) und Firma sowie den Grund: eine bestehende Buchung soll storniert werden.
Vor dem Hören schon Spalten im Kopf bereithalten: Name, Firma, Telefon, Buchungsnummer, Frist, Kosten – Zahlen fallen oft mitten im Satz, nicht extra angekündigt.
Anrufer fragt nach den Stornobedingungen (Frist, Kosten) und einer schriftlichen Bestätigung.
Notiz hält Kontaktdaten, den Stornierungsgrund und die nächsten Schritte in Stichworten fest – keine ganzen Sätze.
Zu erledigen: Buchung stornieren, Bestätigung per E-Mail senden, ggf. Stornogebühr prüfen.

Modelltext

mitteilung

Guten Tag, hier ist... ähm, Baumann, Herr Baumann, von der Firma Nordlicht Consulting – das schreibt sich B-A-U-M-A-N-N. Ich rufe eigentlich wegen der Konferenzraum-Buchung an, die wir für den 14. März gemacht hatten, die müssen wir jetzt leider stornieren, ein wichtiges Projekt ist bei uns kurzfristig verschoben worden und wir brauchen den Raum doch nicht mehr. Die Nummer dazu ist KR-2231, das hatte ich, glaube ich, auch schon mal per E-Mail geschickt. Ach, und können Sie mir noch sagen, bis wann das kostenlos geht und ob da überhaupt Gebühren anfallen? Eine schriftliche Bestätigung per E-Mail bräuchte ich auch noch, am besten heute, weil ich das intern weitergeben muss – meine Nummer für Rückfragen ist die 030, 55 91 42, falls noch was unklar ist. Ja, dann vielen Dank und einen schönen Tag noch.

Ausgefülltes Formular

Grund
Bestellung-Buchung
Name
Herr Baumann (B-A-U-M-A-N-N)
Firma
Nordlicht Consulting
Telefon
030 55 91 42
Weitere Informationen
  • Buchung: Konferenzraum, 14. März, Nr. KR-2231
  • Grund: Projekt intern kurzfristig verschoben
  • Fragen: Stornofrist? Kosten?
  • Bestätigung angeblich schon per E-Mail geschickt — nicht sicher
Zu erledigen
  • Buchung KR-2231 stornieren
  • Stornobedingungen prüfen (Frist/Gebühr)
  • Schriftliche Bestätigung heute per E-Mail senden

Bausteine — was hiervon transferiert

Universal — passt auf jede Aufgabe dieses Typs

Ich rufe wegen … an, die/den ich leider stornieren muss.

Standardformel, um den Anrufgrund direkt zu nennen.

Können Sie mir sagen, bis wann … möglich ist?

Fragt nach einer Frist — passt zu jeder Stornierung/Terminänderung.

Ich hätte gern eine schriftliche Bestätigung per E-Mail.

Universeller Abschluss-Satz für jede Telefonnotiz mit Nachweisbedarf.

Ach, und noch etwas:

Natürliche Formel, mit der Anrufer im echten Gespräch einen nachträglichen Punkt einschieben — realistischer als eine perfekt sortierte Nachricht.

Familie: Buchungen und Termine — passt auf verwandte Themen

Wir brauchen … jetzt doch nicht mehr, weil sich intern etwas kurzfristig geändert hat.

Allgemeiner Stornierungsgrund für jede Art von Buchung.

Die Buchungsnummer ist …

Identifiziert die Buchung eindeutig — bei jeder Stornierung/Buchungsänderung nötig.

Fallen dafür Gebühren an?

Kostenfrage, passt zu jeder Stornierung/Terminänderung.

Das hatte ich, glaube ich, auch schon mal per E-Mail geschickt.

Typische unsichere Rückblende — Anrufer erinnern sich oft nur ungefähr an frühere Schritte; gut für jede Telefonnotiz mit Vorgeschichte.

Spezifisch — nur für dieses Thema

Ein wichtiges Projekt bei uns im Haus ist kurzfristig verschoben worden.

Konkreter, glaubwürdiger Grund nur für diesen Anruf.

Das schreibt sich B-A-U-M-A-N-N.

Namensbuchstabierung nur für diesen Anruf — als Muster zeigt es aber die Technik für jeden ungewöhnlichen Namen.

Transfer — wo dieser Baustein wieder passt

  • Anrufgrund direkt nennen + Referenznummer angeben: Lieferverzögerung melden, Termin verschieben oder bestätigen — von Konferenzraum-Buchung auf Lieferverzögerung oder Terminverschiebung anpassen
  • Nach Frist und Kosten fragen: Techniker anfordern — Kontext auf Technikeranforderung anpassen

Wortschatz

  • die Stornierung, -enUcancellation
  • die Buchung, -enUbooking
  • die Frist, -enUdeadline
  • die Gebühr, -enUfee
  • die Bestätigung, -enUconfirmation
  • die Buchungsnummer, -nSbooking number
  • die Rückfrage, -nUfollow-up question
  • anfallen (Kosten fallen an)Uto be charged / incurred (of a cost)
  • stornierenUto cancel
  • die Verschiebung, -enUpostponement

Typische Fehler (Fallen)

Viele schreiben ins Formular ganze Sätze statt Stichworte. Eine Telefonnotiz braucht kurze Stichworte! Lasst Hilfsverben, Artikel und Pronomen weg. Falsch: „Das Projekt wurde kurzfristig verschoben." – Richtig: „Projekt intern kurzfristig verschoben."
Viele vergessen, im Feld „Zu erledigen" klare Handlungsanweisungen zu notieren. Nutzt dafür am besten den Infinitiv am Ende, zum Beispiel „Bestätigung senden", „Kosten prüfen".